Top 10+ phần mềm quản lý dạy thêm tốt nhất 2025

Bước vào năm 2025, cuộc đua trong lĩnh vực giáo dục ngày càng khốc liệt. Các trung tâm dạy thêm không chỉ cạnh tranh về chất lượng giảng dạy mà còn ở hiệu quả vận hành. Giữa hàng tá công việc không tên từ xếp lịch, điểm danh, thu học phí đến chăm sóc phụ huynh, việc quản lý thủ công bằng sổ sách hay Excel đã trở nên lỗi thời, tiềm ẩn nhiều rủi ro và kìm hãm sự phát triển. Đây chính là lúc một phần mềm quản lý dạy thêm chuyên nghiệp trở thành trợ thủ đắc lực, giúp các trung tâm, thầy cô giáo giải phóng thời gian và tối ưu nguồn lực.

Bài viết này, Center Pro sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan, đánh giá chi tiết và khách quan top 10+ phần mềm quản lý trung tâm dạy thêm tốt nhất hiện nay, giúp bạn tìm ra giải pháp công nghệ phù hợp nhất cho mô hình của mình.

Tại sao trung tâm dạy thêm cần một phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong năm 2025?

Việc bám víu vào các phương pháp quản lý truyền thống không chỉ tốn thời gian mà còn là rào cản lớn cho sự phát triển bền vững của trung tâm. Chuyển đổi sang một hệ thống quản lý hiện đại mang lại những lợi ích vượt trội không thể phủ nhận.

• Thoát khỏi thách thức của quản lý thủ công: Sổ sách và file Excel rất dễ gây ra sai sót trong việc tính toán học phí, chấm công giáo viên, hay nhầm lẫn thông tin học viên. Quá trình này tiêu tốn hàng giờ làm việc mỗi ngày, làm giảm hiệu suất và thiếu đi sự chuyên nghiệp trong mắt phụ huynh.
• Tự động hóa để tối ưu vận hành: Một phần mềm quản lý tốt sẽ tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể, từ chi phí nhân sự cho đến chi phí văn phòng phẩm. Đồng thời, nó giúp tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ, để họ có thể tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn như tư vấn tuyển sinh hay nâng cao chất lượng đào tạo.
• Nâng cao trải nghiệm cho phụ huynh và học viên: Phụ huynh có thể dễ dàng theo dõi tiến độ học tập của con, nhận thông báo học phí, lịch học tự động qua app hoặc Zalo. Học viên cũng có thể xem lại tài liệu, lịch học bù một cách chủ động. Sự minh bạch và tiện lợi này tạo ra một trải nghiệm chuyên nghiệp, giúp giữ chân học viên hiệu quả.
• Cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định: Thay vì các con số ước chừng, phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo trực quan về doanh thu, công nợ, tỷ lệ đi học, hiệu quả của từng lớp học hay từng giáo viên. Dựa trên dữ liệu này, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược chính xác và kịp thời.

Đánh giá chi tiết 10+ phần mềm quản lý dạy thêm tốt nhất 2025

Dưới đây là phần phân tích sâu hơn về tính năng, ưu nhược điểm và chi phí của từng giải pháp để bạn có cơ sở lựa chọn chính xác nhất.

1. Phần mềm quản lý trung tâm Center Pro

Center Pro là phần mềm quản lý trung tâm giáo dục được phát triển bởi Công Ty TNHH Thương Mại & Phát Triển Công Nghệ Khang Chi, hướng đến mục tiêu tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành của các trung tâm đào tạo hiện đại. Với giao diện thân thiện, khả năng hoạt động ổn định trên nền tảng Cloud và ứng dụng di động, Center Pro giúp chủ trung tâm dễ dàng theo dõi, quản lý và đánh giá hiệu quả hoạt động ở mọi lúc, mọi nơi.

Đối tượng phù hợp: Trung tâm tiếng Anh, trung tâm ngoại ngữ, luyện thi IELTS – TOEIC, trung tâm kỹ năng, dạy kèm hoặc các cơ sở giáo dục cần quản lý học viên – giáo viên – lớp học.

Mô hình triển khai: Nền tảng Cloud, truy cập linh hoạt qua website và ứng dụng di động (Web/App).

Tính năng nổi bật:

• Quản lý học viên, lớp học, lịch học và giáo viên tập trung trên một hệ thống.
• Theo dõi học phí, công nợ, doanh thu, báo cáo tài chính theo thời gian thực.
• Tích hợp thông báo tự động qua Zalo ZNS.
• Cổng thông tin phụ huynh – học viên giúp tăng tương tác và minh bạch.
• Hỗ trợ phân quyền, lưu trữ dữ liệu và bảo mật cao theo chuẩn doanh nghiệp.

Mức giá/ Gói dùng thử: Center Pro cung cấp gói miễn phí dành cho trung tâm nhỏ và các gói trả phí linh hoạt theo quy mô cùng tính năng nâng cao.

Ngôn ngữ giao diện: Tiếng Việt, Tiếng Anh.

Ưu điểm nổi bật:

• Triển khai nhanh, không cần cài đặt.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả nhân viên và giáo viên.
• Hỗ trợ kỹ thuật 1–1, bảo hành và nâng cấp liên tục.

2. Nền tảng quản trị giáo dục đào tạo Easy Edu

• Giới thiệu: Easy Edu là một trong những giải pháp quản lý tổng thể hàng đầu, được nhiều chuỗi trung tâm lớn và trung tâm ngoại ngữ tin dùng. Nền tảng này cung cấp một hệ sinh thái toàn diện từ quản lý vận hành, tài chính đến marketing và chăm sóc khách hàng.
• Tính năng nổi bật:
  • CRM & Marketing Automation: Tự động gửi email, SMS marketing, chăm sóc học viên tiềm năng theo kịch bản.
  • Quản lý tài chính đa chi nhánh: Đồng bộ dữ liệu tài chính, báo cáo doanh thu, công nợ trên toàn hệ thống.
  • App thương hiệu riêng: Cung cấp ứng dụng di động mang logo và màu sắc của trung tâm, nâng cao tính chuyên nghiệp.
  • Quản lý học vụ: Xếp lớp, điểm danh, quản lý lịch dạy, nhận xét học tập.

• Ưu điểm: Hệ thống tính năng đầy đủ, mạnh mẽ, đặc biệt là về CRM và marketing. Có khả năng tùy biến cao và hỗ trợ quản lý chuỗi hiệu quả.
• Nhược điểm: Chi phí có thể cao hơn so với các giải pháp khác, giao diện nhiều tính năng nên cần thời gian để làm quen.
• Bảng giá: Liên hệ để nhận báo giá chi tiết theo quy mô và nhu cầu.

3. Phần mềm quản lý trung tâm DotB (EMS)

• Giới thiệu: DotB EMS (Education Management System) là phần mềm chuyên sâu về tối ưu hóa quy trình vận hành cho các trung tâm giáo dục, đặc biệt là trung tâm ngoại ngữ và gia sư.
• Tính năng nổi bật:
  • Điểm danh bằng FaceID/QR Code: Hiện đại hóa và tăng tốc quá trình điểm danh, đảm bảo tính chính xác.
  • Hệ thống báo cáo chi tiết: Cung cấp hơn 35 mẫu báo cáo thông minh về tài chính, học vụ, hiệu suất nhân viên.
  • Quản lý học viên tiềm năng (Leads): Theo dõi và phân bổ dữ liệu khách hàng tiềm năng cho đội ngũ tư vấn.
  • Cổng thông tin phụ huynh: Giúp phụ huynh dễ dàng tương tác và theo dõi tình hình học tập của con.

• Ưu điểm: Tập trung mạnh vào tự động hóa vận hành, hệ thống báo cáo rất mạnh và chi tiết. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Nhược điểm: Các tính năng về marketing automation có thể không chuyên sâu bằng các nền tảng tập trung vào CRM.
• Bảng giá: Cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, liên hệ để được tư vấn.

4. Hệ thống quản lý giáo dục Mona Media (Mona eLMS)

• Giới thiệu: Mona Media không chỉ cung cấp một phần mềm mà là một hệ sinh thái các giải pháp công nghệ cho giáo dục. Điểm mạnh của Mona là khả năng tùy chỉnh phần mềm theo đúng quy trình hoạt động đặc thù của từng trung tâm.
• Tính năng nổi bật:
  • Tích hợp Website và E-learning: Xây dựng một hệ thống đồng bộ từ website giới thiệu, tuyển sinh đến nền tảng học trực tuyến.
  • Quản lý lớp học Hybrid: Hỗ trợ linh hoạt cho cả mô hình dạy học online, offline và kết hợp.
  • Khả năng tùy biến không giới hạn: Điều chỉnh các tính năng từ quản lý nhân sự, tài chính đến học vụ theo yêu cầu riêng.

• Ưu điểm: Linh hoạt và có thể đáp ứng những yêu cầu phức tạp nhất. Phù hợp cho các trung tâm muốn xây dựng lợi thế cạnh tranh bằng công nghệ.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao do là giải pháp tùy chỉnh. Cần thời gian để triển khai và phát triển.
• Bảng giá: Báo giá theo dự án sau khi khảo sát yêu cầu chi tiết.

5. Phần mềm quản lý GetFly CRM

• Giới thiệu: Mặc dù GetFly là một giải pháp CRM đa ngành, nhưng nó được rất nhiều trung tâm giáo dục ứng dụng thành công nhờ khả năng quản lý và chăm sóc khách hàng vượt trội.
• Tính năng nổi bật:
  • Tự động hóa quy trình chăm sóc: Thiết lập các chuỗi email, SMS, Zalo ZNS để chăm sóc học viên từ lúc còn là tiềm năng đến khi trở thành học viên thân thiết.
  • Quản lý đội ngũ sale và tư vấn: Giao việc, theo dõi KPI, ghi âm cuộc gọi, quản lý lịch hẹn tư vấn.
  • Tích hợp tổng đài IP: Gọi điện cho khách hàng ngay trên phần mềm và lưu lại lịch sử tương tác.

• Ưu điểm: Rất mạnh về các tính năng quản lý khách hàng, marketing và bán hàng. Giúp tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi tuyển sinh.
• Nhược điểm: Các tính năng chuyên sâu về học vụ như xếp thời khóa biểu, quản lý giáo án có thể không đầy đủ bằng các phần mềm chuyên dụng cho giáo dục.
• Bảng giá: Cung cấp các gói thuê bao theo số lượng người dùng.

6. Phần mềm quản lý đào tạo EduSpace

• Giới thiệu: EduSpace là lựa chọn lý tưởng cho các trung tâm quy mô vừa và nhỏ, các lớp học thêm hoặc trung tâm năng khiếu cần một giải pháp tinh gọn, dễ sử dụng và chi phí hợp lý.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý thu học phí linh hoạt: Hỗ trợ thu theo buổi, theo khóa, theo tháng và tự động nhắc nợ.
  • Sổ liên lạc điện tử: Cập nhật tình hình học tập, nhận xét của giáo viên và gửi thông báo đến phụ huynh.
  • Quản lý học bù, bảo lưu: Dễ dàng theo dõi và sắp xếp lịch học bù cho học viên.

• Ưu điểm: Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ dàng triển khai. Chi phí phải chăng, phù hợp với ngân sách của các trung tâm nhỏ.
• Nhược điểm: Có thể thiếu các tính năng nâng cao như marketing tự động hay quản lý đa chi nhánh.
• Bảng giá: Có các gói dịch vụ với mức giá cạnh tranh, thanh toán theo tháng hoặc năm.

7. Phần mềm quản lý Faceworks

• Giới thiệu: Faceworks là một nền tảng cho phép tùy biến phần mềm quản lý theo quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các trung tâm giáo dục.
• Tính năng nổi bật:
  • Tùy biến quy trình làm việc: Xây dựng các luồng công việc tự động theo đúng cách trung tâm đang vận hành.
  • Sắp xếp thời khóa biểu tự động: Thuật toán thông minh giúp tối ưu lịch dạy của giáo viên và lịch học của các lớp.
  • Phân quyền chi tiết: Thiết lập quyền truy cập và thao tác cho từng vị trí nhân sự (giáo viên, tư vấn, kế toán, quản lý).

• Ưu điểm: Khả năng tùy biến cực kỳ cao, giải quyết được các bài toán quản lý đặc thù mà phần mềm đóng gói không làm được.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư và thời gian triển khai lớn. Đòi hỏi trung tâm phải có quy trình rõ ràng để mô tả cho đơn vị phát triển.
• Bảng giá: Báo giá theo yêu cầu và độ phức tạp của dự án.

8. Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng CRMViet

• Giới thiệu: CRMViet là một giải pháp CRM trên nền tảng đám mây với chi phí hợp lý, được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam lựa chọn, trong đó có các trung tâm giáo dục.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý theo module: Trung tâm có thể lựa chọn các module cần thiết (Khách hàng, Marketing, Bán hàng, Chăm sóc) để tiết kiệm chi phí.
  • Dễ dàng theo dõi và tích hợp: Giao diện web-based dễ truy cập, có khả năng tích hợp với các công cụ khác qua API.
  • Quản lý từ xa hiệu quả: Phù hợp cho các nhà quản lý muốn theo dõi hoạt động của trung tâm mọi lúc, mọi nơi.

• Ưu điểm: Chi phí cạnh tranh, dễ tiếp cận. Tập trung vào các tính năng CRM cốt lõi, hiệu quả.
• Nhược điểm: Không phải là phần mềm chuyên dụng cho giáo dục nên sẽ thiếu các nghiệp vụ đặc thù về học vụ.
• Bảng giá: Cung cấp các gói thuê bao linh hoạt theo tháng/năm.

9. Phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro

• Giới thiệu: VnResource EBM Pro là một giải pháp quản lý đào tạo chuyên nghiệp, không chỉ dành cho các trung tâm mà còn cho cả các doanh nghiệp có hoạt động đào tạo nội bộ.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý nhân sự và tính lương giáo viên: Tự động hóa việc chấm công, tính lương, thưởng cho đội ngũ giáo viên và nhân viên.
  • Tích hợp hệ thống E-learning: Xây dựng và quản lý các khóa học trực tuyến, bài kiểm tra online.
  • Quản lý toàn diện vòng đời đào tạo: Từ khâu lập kế hoạch, tổ chức lớp học đến đánh giá sau đào tạo.

• Ưu điểm: Rất mạnh về quản lý nhân sự và các quy trình đào tạo bài bản. Phù hợp với các tổ chức giáo dục lớn, có yêu cầu cao.
• Nhược điểm: Giao diện có thể hơi phức tạp cho người mới bắt đầu.
• Bảng giá: Liên hệ để nhận báo giá.

10. Phần mềm quản lý trung tâm đào tạo iLeader

• Giới thiệu: iLeader là một giải pháp quản lý được thiết kế khá toàn diện cho các trung tâm ngoại ngữ, tin học và năng khiếu, tập trung vào việc số hóa các nghiệp vụ cốt lõi.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý học vụ chi tiết: Theo dõi điểm số, chuyên cần, nhận xét từng buổi học.
  • Sổ liên lạc điện tử thông minh: Tự động gửi thông báo, kết quả học tập đến phụ huynh qua ứng dụng.
  • Quản lý chương trình học: Xây dựng khung chương trình, giáo án và phân bổ cho từng lớp học.

• Ưu điểm: Tập trung sâu vào các nghiệp vụ học vụ, giúp quản lý chặt chẽ chất lượng giảng dạy.
• Nhược điểm: Có thể cần thêm thời gian để cập nhật các tính năng marketing và CRM nâng cao.
• Bảng giá: Cung cấp các gói dịch vụ theo quy mô trung tâm.

11. Phần mềm quản lý nhà trường SMAS (Viettel)

• Giới thiệu: SMAS (School Management System) là hệ thống quản lý nhà trường được phát triển bởi Tập đoàn Viettel. Mặc dù được thiết kế chính cho các trường học công lập, nhiều tính năng của nó có thể được điều chỉnh để áp dụng cho các trung tâm dạy thêm.
• Tính năng nổi bật:
  • Quản lý thông tin học viên và giáo viên: Hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, an toàn.
  • Trích xuất dữ liệu và báo cáo nhanh: Hỗ trợ các báo cáo theo mẫu của ngành giáo dục.
  • Hỗ trợ học và thi trực tuyến: Tích hợp các công cụ cơ bản cho việc dạy học từ xa.

• Ưu điểm: Được phát triển bởi một nhà cung cấp lớn, uy tín. Nền tảng ổn định, bảo mật.
• Nhược điểm: Giao diện và quy trình được thiết kế theo chuẩn trường học công lập nên có thể không linh hoạt và phù hợp hoàn toàn với mô hình kinh doanh của trung tâm dạy thêm.
• Bảng giá: Thường được triển khai theo các dự án lớn, cần liên hệ trực tiếp.

5 tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm quản lý dạy thêm phù hợp

Thị trường hiện có rất nhiều lựa chọn, để không bị “ngợp” và chọn đúng công cụ, bạn cần xác định rõ nhu cầu của trung tâm dựa trên 5 tiêu chí cốt lõi sau:

• Tính năng cốt lõi: Một phần mềm tốt cần đáp ứng đủ các nghiệp vụ cơ bản:
  • Quản lý học viên: Lưu trữ hồ sơ, lịch sử học tập, thông tin liên hệ.
  • Quản lý lớp học: Sắp xếp thời khóa biểu, điểm danh, quản lý lịch dạy của giáo viên.
  • Quản lý tài chính: Theo dõi học phí, công nợ, in biên lai, báo cáo doanh thu – chi phí.
  • CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Quản lý học viên tiềm năng, tự động hóa chăm sóc, gửi thông báo.

• Quy mô và loại hình trung tâm: Nhu cầu của một lớp học thêm nhỏ sẽ khác với một chuỗi trung tâm ngoại ngữ lớn. Hãy xác định xem bạn cần một giải pháp tinh gọn, dễ dùng hay một hệ thống tổng thể có khả năng quản lý đa chi nhánh, tích hợp marketing tự động.
• Ngân sách: Chi phí là yếu tố quan trọng. Các mô hình giá phổ biến bao gồm trả phí một lần (mua đứt) hoặc thuê bao theo tháng/năm. Hãy cân nhắc tổng chi phí sở hữu, bao gồm cả phí khởi tạo, phí duy trì và các chi phí nâng cấp có thể phát sinh.
• Khả năng sử dụng và hỗ trợ: Giao diện phần mềm có trực quan, dễ dàng cho nhân viên làm quen không? Quan trọng hơn, đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp có chuyên nghiệp, phản hồi nhanh chóng khi bạn gặp sự cố không?
• Khả năng tích hợp và mở rộng: Trong tương lai, bạn có muốn tích hợp phần mềm với website, Zalo OA, hay các nền tảng khác không? Phần mềm có cung cấp app mobile cho giáo viên, phụ huynh và học viên không? Đây là yếu tố quyết định khả năng phát triển lâu dài của trung tâm.
• Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng bao giờ quyết định mua một phần mềm chỉ qua lời giới thiệu. Hãy luôn yêu cầu được dùng thử (demo) sản phẩm trong ít nhất 7-14 ngày để tự mình trải nghiệm và đánh giá xem nó có thực sự giải quyết được các vấn đề của trung tâm bạn hay không.

Xem thêm: Hướng dẫn chọn phần mềm trung tâm phù hợp: Checklist toàn diện

Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm quản lý dạy thêm phù hợp không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mà còn là bước đệm quan trọng để trung tâm phát triển bền vững trong thời đại số. Mỗi phần mềm đều có thế mạnh riêng, từ giao diện thân thiện, tính năng chuyên sâu, đến khả năng tự động hóa và báo cáo thông minh. Điều quan trọng là bạn cần xác định rõ nhu cầu, quy mô và ngân sách của trung tâm trước khi ra quyết định.

Hãy nhớ rằng, một phần mềm tốt không chỉ hỗ trợ quản lý học viên và giáo viên hiệu quả, mà còn giúp bạn nâng cao trải nghiệm học tập, quản lý tài chính minh bạch và mở rộng quy mô dễ dàng. Nếu bạn vẫn đang phân vân, hãy bắt đầu với phiên bản dùng thử hoặc nhận tư vấn miễn phí từ nhà cung cấp uy tín để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho trung tâm của mình.